Trudne rozmowy są nieodłącznym elementem naszego życia. Prowadzimy je z przełożonymi, klientami, partnerami biznesowymi czy bliskimi osobami. W takich momentach logika często schodzi na dalszy plan, a stery przejmują emocje. To prosta droga do nieporozumień.
Czy istnieje zatem jakiś „magiczny klucz”, który pozwala utrzymać właściwy kurs i zwiększa szanse na porozumienie?
Na szczęście tak. Tym kluczem jest przygotowanie. Bo negocjacje to nie czysta improwizacja, lecz proces, który można zaplanować.
Określ swój cel i alternatywy (BATNA / WATNA)
Skuteczni negocjatorzy podkreślają, że przygotowanie to najważniejszy element każdej rozmowy. Zanim do niej przystąpisz, odpowiedz sobie:
- kim jest Twój rozmówca i czego może chcieć,
- czego Ty naprawdę chcesz,
- co jesteś w stanie odpuścić,
- jaka jest Twoja BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) – najlepsza alternatywa, jeśli nie dojdzie do porozumienia,
- jaka jest Twoja WATNA (Worst Alternative to a Negotiated Agreement) – najgorszy scenariusz, jeśli negocjacje się nie powiodą.
Znając te elementy, wiesz, gdzie leży Twoja granica i kiedy lepiej zakończyć rozmowę niż iść na niekorzystny układ.
Oddziel stanowiska od interesów i potrzeb
Rozmowy negocjacyjne zazwyczaj zaczynają się od wymiany stanowisk: „Chcę podwyżki o 1000 zł”, „Chcę obniżki ceny o 10%”. Druga strona odpowiada własnym stanowiskiem: „Nie ma szans na podwyżkę”, „Nie obniżę ceny”.
I impas gotowy.
Warto pamiętać, że stanowisko to tylko wierzchołek góry lodowej. Zawsze kryją się za nim interesy – powody, dla których ktoś tego żąda (np. stabilność finansowa, rentowność firmy).
A jeszcze głębiej leżą potrzeby – uniwersalne, ludzkie motywacje: bezpieczeństwo, uznanie, rozwój, równowaga.
Jeśli już na etapie przygotowań zadasz sobie pytanie: „Jakie interesy i potrzeby stoją za moim stanowiskiem – i jakie mogą kryć się za stanowiskiem drugiej strony?”, otworzysz nowe możliwości i zwiększysz szanse na porozumienie.
Przewiduj możliwe scenariusze i ZOPA
Jedną z technik negocjacyjnych jest „wejście w buty” rozmówcy. Spróbuj wcielić się w drugą stronę jeszcze przed spotkaniem. Dzięki temu łatwiej określisz:
- jakie są jej interesy,
- co dla niej jest nie do przyjęcia,
- jak wygląda jej BATNA.
Na podstawie tych danych wyznaczysz prawdopodobną ZOPA (Zone of Possible Agreement) – strefę, w której obie strony mogą się spotkać.
Gdy znasz ZOPA, wiesz, gdzie szukać kompromisów i jak formułować propozycje.
Oprzyj się na faktach, nie opiniach
W trudnych rozmowach łatwo o eskalację emocji. Dlatego przygotuj:
- liczby, dane, dokumenty,
- przykłady, case’y, doświadczenia,
- neutralny język, który odwołuje się do faktów zamiast ocen.
Różnica między „Pan nigdy nie dotrzymuje terminów” a „W trzech ostatnich projektach terminy były przekroczone średnio o 2 tygodnie” jest ogromna – i otwiera inną przestrzeń do dialogu.
Przećwicz rozmowę (role-play)
Każdy aktor wie, że świetna rola to efekt wielu prób. Tak samo jest w negocjacjach. Wyobraź sobie rozmowę i przećwicz swoją rolę:
- samodzielnie, np. nagrywając swoje wypowiedzi,
- z zaufaną osobą, która odegra rolę partnera rozmowy.
W negocjacjach zawodowych to standard. Symulacje pozwalają wyłapać emocjonalne „zapalniki” i przygotować spokojne, rzeczowe odpowiedzi.
Zadbaj o ramy spotkania
Otoczenie, forma i kontekst rozmowy mają ogromne znaczenie. Gdy czujemy się swobodnie i bezpiecznie, łatwiej skupić się na rozmowie i partnerze.
Dlatego zaplanuj:
- miejsce – biuro, kawiarnia, spacer,
- czas – lepiej, gdy obie strony nie są zmęczone czy rozproszone,
- strukturę – ustal agendę: co omawiacie i w jakiej kolejności.
Ramy rozmowy mogą być Twoim sprzymierzeńcem. Czasem wystarczy zmiana miejsca z formalnej sali konferencyjnej na neutralną przestrzeń, by otworzyć drogę do porozumienia.
Skuteczne negocjacje
Przygotowanie do trudnej rozmowy to nie tylko spisanie argumentów. To także świadome zaplanowanie alternatyw (BATNA/WATNA), wyznaczenie wspólnej przestrzeni (ZOPA) oraz zrozumienie interesów i potrzeb, które kryją się za stanowiskami.
To, co często decyduje o sukcesie, dzieje się zanim rozmowa w ogóle się rozpocznie.
A jeśli czujesz, że rozmowa będzie wyjątkowo trudna – możesz skorzystać z pomocy doświadczonego negocjatora lub rzecznika interesów, który stanie się Twoim cichym sojusznikiem.
